Hai mai avuto l’impressione di dimenticare qualcosa di importante durante lo svolgimento di attività complesse o ad alto rischio? Sai che un solo errore può causare una serie di problemi costosi o addirittura pericolosi per la tua azienda o la tua attività? Se la risposta è “sì”, allora sei nel posto giusto.

In questo articolo approfondiremo l’utilizzo delle checklist, uno strumento semplice ma potente che può consentire di evitare errori costosi e migliorare la qualità del lavoro svolto. Durante le nostre attività quotidiane, è facile dimenticare dei passaggi, dei dettagli o delle procedure importanti, e solo una checklist ben preparata può aiutarci ad evitare questi rischi e ad aumentare la produttività.

Approfondiremo i vari contesti in cui le checklist possono essere utilizzate con successo, i vantaggi dell’utilizzo di questo strumento e i criteri da seguire per creare checklist efficaci e personalizzate. Scoprirai come una semplice lista di controllo può migliorare il tuo lavoro e renderti più efficiente, preciso e produttivo. Vedremo com’è possibile far generare buone checklist dall’intelligenza artificiale.

Che cos’è una checklist?

Basilarmente una checklist è un elenco di attività o compiti da svolgere in modo sequenziale al fine di garantire l’efficienza e la corretta esecuzione delle operazioni.

Per stilare una buona checklist, è importante seguire alcuni passaggi:

1. Identificare l’obiettivo: bisogna capire quale sia l’obiettivo dell’attività in questione e quali sono le azioni necessarie per raggiungerlo.
2. Identificare i rischi: è importante considerare i possibili rischi ed errori che possono verificarsi durante l’attività, per prevenire le complicazioni o eventuali problemi.
3. Definire le azioni: bisogna creare un elenco di azioni specifiche da eseguire in ordine di priorità per raggiungere l’obiettivo prefissato.
4. Verificare e correggere: è opportuno rivedere e correggere la checklist per assicurarsi che tutte le azioni necessarie siano elencate in modo corretto e chiaro.

In genere, la checklist può essere creata dal professionista esperto del settore o dal team coinvolto nell’attività. In alternativa, un modello di intelligenza artificiale può creare checklist automatizzate.

Esempi semplici

1. Checklist utile per fare un viaggio

• Fare una lista di tutti i documenti e le carte necessarie per il viaggio, come passaporto, biglietto aereo, visti, assicurazioni
• Fare una lista delle cose da portare con sé in base al tipo di viaggio, dalle varie abbigliamenti alle attrezzature
• Fare una lista dei luoghi da visitare e degli eventi importanti durante il viaggio
• Condividere l’itinerario e le informazioni sulle prenotazioni con amici e parenti
• Pianificare un piano B in caso di emergenza

2. Checklist utile per l’organizzazione del tempo

• Fissare obiettivi di lungo termine e creare un piano di azione dettagliato per raggiungerli
• Fare una lista di impegni giornalieri, settimanali e mensili
• Creare un orario giornaliero e pianificare le attività in base al tempo a disposizione
• Fissare limiti di tempo per ciascuna attività e fare una lista di priorità
• Valutare costantemente l’efficacia della gestione del tempo per apportare modifiche necessarie.

Chiadiamo all’AI di generare una checklist per SEO.
Il prompt impiegato è il seguente:

“crea una checklist per un seo esperto che deve organizzare il posizionamento di un sito web per un cliente”

(modello GPT 3.5 turbo OpenAI)

Un prompt efficace

Il seguente prompt è risutato utile nella generazione di chacklist:

Genera una checklist che elenchi le fasi necessarie ad un esperto di *settore* che intende raggiungere il seguente obiettivo: ^obiettivo^. Tieni conto dei rischi e degli imprevisti durante tale attività e inserisci delle azioni per prevenirli o evitarli.

Ti ricordiamo che grazie al software HumAI è possibile creare e salvare i prompt parametrici come questo

Puoi vedere come è facile inserire prompt con HumAI >

Scarica il software >

Esempio

Genera una checklist che elenchi le fasi necessarie ad un esperto di programmazione che intende raggiungere il seguente obiettivo: “realizzare un software gestionale per studi medici”. Tieni conto dei rischi e degli imprevisti durante tale attività e inserisci delle azioni per prevenirli o evitarli.

Guarda il video…

Settori di utilizzo delle checklist

Sono davvero tanti i campi in cui si possono impiegare le checklist:

Settore medico: quando serve un’analisi puntuale delle diagnosi del paziente, selezionare i trattamenti giusti da seguire basati sulle diagnosi, monitorare la somministrazione degli stessi e garantire la continuità delle cure.

Settore dei servizi post-vendita: Una checklist può essere utilizzata per garantire che ogni passaggio di riparazione o azione di assistenza tecnica da venire forniti al cliente sia eseguito correttamente e senza omissions o errori.

Settore industriale: quando si devono eseguire effettive ispezioni, sia sulle macchine che sui prodotti, certificando tutti gli aspetti della catena di distribuzione sono a livello dei standard di qualità previsti.

Settore retail: Si utilizza una checklist per seguire le dinamiche di vendita, assicurando che ogni prodotto venduto possa avere una certa qualità, la disponibilità in magazzino, il controllo del reso, il controllo del pagamento e il supporto clienti.

Settore alimentare: Una checklist può servire a garantire l’igiene e la sicurezza alimentare, dalla reception delle materie prime alla preparazione, alla conservazione e al trasporto.

Settore della movimentazione merci: se si vuole garantire che le spedizioni siano gestite in modo efficiente, monitorando la qualità del prodotto, la selezione della giusta modalità di trasporto, l’assicurazione del contenuto, la spedizione e la ricezione stessa da parte del destinatario.

Settore della produzione musicale: Una checklist può essere utilizzata dalle diverse figure coinvolte nell’organizzazione di un evento musicale, dall’ingegnere del suono all’artista principale, per garantire il corretto svolgimento di ogni fase dell’evento, dalla sua organizzazione alla performance.

Settore legale: Una checklist si può impiegare per garantire che ogni passo dei processi legali sia eseguito correttamente, includendo la preparazione di documenti legali importanti, la presentazione della documentazione, la partecipazione alle udienze e l’identificazione di ogni altro aspetto legale importante.

La checklist come strumento di marketing

la pubblicazione di checklist da parte di esperti può essere un ottimo modo per farsi conoscere e promuovere i propri servizi. La condivisione di checklist utili ed esaustive può aumentare la propria visibilità e dimostrare l’esperienza e la competenza professionale, attirando l’attenzione del pubblico interessato in quel determinato settore.

Inoltre, condividere le checklist può aumentare la consapevolezza del marchio o dell’azienda, la sua autorevolezza per diventare un punto di riferimento in quel particolare settore.

In ultimo, pubblicare checklist può essere un buon modo per generare lead e attirare potenziali clienti. Se le checklist pubblicate sono di qualità, i lettori potrebbero essere più suscettibili a contattare l’esperto per ulteriori servizi e consulenze.